예를 들어 100만불을 주고 집을 사면 이것은 비용일까요? 집을 산것을 비용이라고 생각하는 사람은 많지 않을겁니다. 그러면 500불 주고 컴퓨터를 산것은 비용 일까요? 사람들은 보통 컴퓨터를 산것은 비용이라고 생각합니다. 둘 다, 내 주머니에서 돈이 나가서 어떤 물건을 샀는데, 왜 집을 산것은 비용이 아니라고 하고, 컴퓨터를 산것은 비용이라고 생각하나요? 집은 100만불로 비싸고, 컴퓨터 사는데 지불한 500불은 상대적으로 작기 때문에 그런 건가요? 만약 디자인 하는 사람이 5천불짜리 컴퓨터를 산것은 어떻게 처리하죠? 금액이 상대적으로 커졌기에 더이상 비용이 아닌가요? 아님 아직도 작은 금액이기에 비용인가요? 만약 비싸고 싸고가 비용처리의 기준이라면 5만불짜리 BMW 새차를 산것은 비용이 아니지겠지만, 500불짜리 20년된 중고차를 사면 이것은 비용인가요? 또 도대체 비싸고, 싸고의 기준은 뭘까요?

텍스/어카운팅에서는 집을 사던, 컴퓨터를 사던, 혹은 새 자동차를 사던, 중고 자동차를 사던 이들의 가격과 상관없이 이렇게 돈을 지출하는 행위는 단지 캐쉬란 자산을, 집, 컴퓨터, 자동차란 다른형태의 자산으로 바꾼것 입니다. 즉, 자산의 형태만 바뀐거고 (자산취득 이라고도 함), 이것은 비용으로 처리 할 수 없습니다. 비용은 써서 없어져야 하는 금액인데, 우리는 돈을 집, 컴퓨터, 자동차로 바꾼 뒤, 이걸 사용해서 없앤게 아니고 계속해서 집, 컴퓨터, 자동차를 갖고 있습니다. 그러므로 이렇게 지출한 돈은 비용이 아닙니다.

그렇다면 난 분명히 500불을 비지니스 목적으로 사용했는데, 이것을 영원히 비용으로 처리 할 수 없는건가요? 뭔가 좀 이상한것 같습니다. 돈은 지출했는데, 비용이 아니라고 하니까요. 사실 이때 컴퓨터로 바꾼 돈이 비용이 되기 위해서 우리는 한단계의 과정을 더 거쳐야 합니다. 이게 흔히 우리가 말하는 디프리시에이션(감가상각) 입니다. 이 감가상각을 통해서 해당년도에 감가상각 된 금액 만큼은 사용해서 없어졌다고 보고, 이 감가상각된 금액을 비용으로 처리합니다.

즉, 컴퓨터의 내구 년한은 5년이고, 내가 500불을 주고 샀으니 매년 평균적으로 100불씩 감가상각 된다고 보시면 됩니다. 즉, 1년차에는 100불 감가상각 되어, 그 컴퓨터의 가치가 400불이 되고, 다음년도에 또 100불치 감가상각 되어 컴퓨터의 잔존가치는 300불이 되는식으로 해서, 결국 5년이 되면 최종적으로 비록 내가 컴퓨터를 갖고 있지만 가치는 0불이라고 보는것 입니다. 매년 100불씩 감가상각 되었으니, 100불씩 비용으로 처리하면 되구요.

지금 이렇게 간단히 말했지만 실제 감가상각은 이렇게 간단하지 않습니다. 일단 우리가 컴퓨터를 1/1일에 사지 않는 한 1년차에 실제 사용한 기간은 1년이 아니기에 100불을 감가상각 할 수 없습니다. 즉, 만약 7/1일에 샀으면 6개월만 감가상각 할 수 있으므로 50불만 비용처리가 가능합니다. 또 설명을 간단히 하기 위해서 500불의 컴퓨터를 내구년한 기간동안 매년 100불씩 동등하게 감가상각 (straight line) 했지만, 실제 IRS에서 인정하는 감가상각 방법은 수천 수만가지 입니다. 어떤 감가상각 방법이던 사용할 수 있지만, 한번 사용하면 내구수명이 다 할때까지 일관성 있게 사용해야 하고, 감가상각을 했다고 하더라도 각종 리밋이 있기에 이것을 당해년도에 사용할 수 있을수도 혹은 없을수도 있습니다.

그런데 5년이 지난 컴퓨터는 감가상각 500불을 다 해서 잔존가치는 0 이라고 해도 이 컴퓨터를 그냥 갖다 버리거나 다른사람에게 공짜로 주지는 않을것 입니다. 비록 장부상 가격은 0 이라고 하더라도 이를 다시 100불에 누군가에게 팔게되면 이때 100불은 수입으로 잡히고, 이를 recapture 라고 하며, 이에 대해서 세금을 내야 합니다.

최근에는 인투잇이란 터보텍스 만드는 회사에서 터보텍스와 퀵북 (이것 역시 인투잇에서 만듬)을 연동하고 이 퀵북을 다시 본인의 크레딧카드 어카운트 혹은 체킹 어카운트와 연동하여 자동으로 텍스보고서를 만들어 준다고 선전하고 있습니다. 그러나 이 프로그램은 지출한 금액은 무조건 비용, 들어온 비용은 무조건 수입으로 잡습니다. 예를 들어 컴퓨터를 사서 이를 크레딧 카드로 결재하면 프로그램은 이를 100% 비용이라고 판단하지만 실제 이것을 비용이라고 하면 안됩니다. 퀵북 프로그램은 컴퓨터 구매를 자산취득 인지, 아니면 비용인지 스스로 판단하지 못합니다. 또다른 예로 체킹어카운트에 monthly fee를 내지 않기 위해서 최소 3천불 이상을 유지해야 하는 경우가 있습니다. 어떡하다 보니, 그달에 수입보다 지출이 많아서 밸런스가 1천불이 되었고, 이때 서비스 피를 내지 않기 위해서 내가 개인적으로 3천불을 넣어서 밸런스 4천불을 유지했습니다. 이때 내가 넣은 3천불은 분명 수입이 아니지만, 퀵북은 이게 수입인지 내가 개인적으로 돈을 넣은건지 판단하지 않습니다. 그냥 은행 통장에 돈이 들어온것은 그 돈의 목적이 무엇인지와 상관없이 무조건 수입으로 잡습니다. 그러므로 사람이 트랜잭션 하나하나 일일이 확인해 가면서 입금된 금액과 지출된 금액 각각의 성격을 구분해 줘야 합니다.

단순히 체킹어카운트/크레딧 어카운트와 퀵북을 연동시키고 이를 다시 텍스 프로그램과 연동시켜서 자동으로 텍스보고가 가능하다고 하지만, 실제 이걸로는 제대로 된 스케쥴 C 를 보고하실 수 없습니다. 본인이 어카운팅에 대한 기본적인 지식을 갖고있고, 텍스에 대해 충분히 공부한 후에 약간씩 손을 봐 가며 텍스보고를 하셔야 합니다. 무엇보다 퀵북은 자동으로 감가상각을 하지 않기에 자산취득이 있는 경우는 이런 연동 프로그램이 현재로선 효용이 없습니다.

이외에도 우리가 한번 스케쥴 C를 작성하게 되면, 이런저런 감가 상각이 몇년에 걸쳐 진행되기에 캐리오버를 해 줘야 하고, 각종 리밋에 걸려서 실제 사용하지 못한 크레딧이 있기에 이것또한 다음년도로 캐리오버를 해 줘야 합니다. 그러므로 다른 무엇보다 디프리시에이션 리스트와 캐리오버 워크시트를 반듯이 챙겨야 하고, 가능하면 한개의 텍스프로그램, 혹은 같은 회계사/세무사에게 계속해서 처리하는게 좋습니다.